Johan Albrektsson, Arbetschef, Oljibe AB

Hur såg er inköpsprocess ut tidigare

och vilka utmaningar upplevde ni?

Vi kan skicka ut 40 förfrågningar åt gången och då är det väldigt många personer inblandade. Så problemet var att allt kom in i olika mejlkorgar och det blev svårt att dokumentera på ett bra sätt. Det blev mycket jagande, har du fått in det anbudet eller det priset? Är det verkligen de senaste uppgifterna och vad har vi egentligen själva kommunicerat?

Hur har HandyDay förenklat ert inköpsarbete?

Framför allt har vi fått en helt annan struktur och kontroll genom hela processen. Vi vet alltid vad som är utskickat och kommunicerat, vilka svar vi har fått in och att kommunikationen med entreprenörerna är spårbar. Det gör att arbetet inte längre är beroende av en enskild person, utan fler kan vara delaktiga och driva upphandlingar parallellt. Vi behöver inte längre ringa kollegan och ställa frågor som “Var är offerten, jag har ju bara kontraktet?”

Underlättar HandyDay er leverantörsutvärdering?

Absolut. HandyDay är ett jättebra stöd för oss i vår leverantörsutvärdering. Vi kan enkelt kolla att leverantören har kollektivavtal, betalar sina arbetsgivaravgifter, har god likviditet, och rätt antal ID06-kort. Är det en större entreprenad där leverantören behöver exempelvis 15 personer, men endast har 10 ID06-kort, då kan vi ifrågasätta rimligheten i att de löser det utan att hyra in underentreprenörer vilket vi eller våra kunder kanske inte alltid önskar. 

Är plattformen lätt att använda?

Ja, det är väldigt användarvänligt. Det var lätt att lära sig hur det fungerar och även våra entreprenörer upplever att inbjudningarna blir tydliga.

Har HandyDay varit hjälpsamt med support?

Det tycker jag. Vi har haft många möten över tid där både jag och kollegor framfört synpunkter. Vi upplever att ni varit mycket hjälpsamma och att vi verkligen fått gehör för våra inspel och förbättringsförslag. 

Vad är det bästa med HandyDays plattform?

Den övergripande kontrollen vi får över inköpsprojekten. Vad har vi skickat för förfrågningar, vilka anbud har vi fått in, samt

att det är dokumenterat över tid. Men även kommunikationen, vad vi har kommunicerat med våra underentreprenörer och med vilket underlag vi går in i affären med.

Skulle du rekommendera HandyDay till andra?

Ja, men absolut. Jag tycker att det är ett jättebra verktyg. Egentligen både som upphandlare men också som leverantör. Oljibe har använt det i ett par år nu och i början var jag lite tveksam till detta nya arbetssätt. Men HandyDay är ett väldigt enkelt och praktiskt verktyg. Jag kan inte se varför man inte skulle använda det för att förenkla sin upphandling.